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如何使用Excel处理考勤数据

来源:老湘食菜谱   时间: 2019-03-17

  许多单位都建立了考勤制度,考勤的方式也越来越智能化,不再需要人工手动填写,而是采用网上考勤或指纹考勤机等。这样,产生的电子版考勤数据也更加方便我们借助进行处理。

  下面小编教你如何使用Excel处理考勤数据:

  将考勤数据导入到Excel中,以便编写公式进行数据处理

  一般来说,考勤数据包含这几项内容:员工登记号码,上班时间,下班时间,日期。

 羊癫疯 有的考勤系统导出的数据只有员工登记号码,不能显示中文,为了统计结果更加直观,我们需要将号码转化成相应的姓名。这就需要用到VLOOKUP。首先,我们在新的工作表sheet2中编写两列内容,一列是登记号码,一列是与之对应的职工姓名。然后在sheet1表的登记号码列前添加“姓名”一列,并在A2单元格编写公式“= VLOOKUP(B2,Sheet2!A:B,2,0)”,表示A2的内容,是B2内容在Sheet2表中通过A列查找出来的相应B列的内容。最后使用拖拽将A列姓名全部显示出来。

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  接下来我们要对上班时间和下班时间来进行处理。假定单位规定早上上班时间不能晚于9点,下午下班时间不能早与5点。那么我们新建两列,分别为:上午签到情况和下午签到情况,分别编写两个IF函数:

  IF(HOUR(C2)<9,"√","早上迟到")和=IF(HOUR(D2)<17,"下午早退","√")

  然后拖拽整列即可。

  有时我们需要获得职工一天的工作时间,因此需要对工作时长进行计算。武汉癫痫医院那家最好新建一列“工作时长”,编写公式:

  INT((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2))/60)&"小时"&MOD((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2)),60)&"分钟"

  将上下班时间差计算出来并以小时和分钟的形式显示出来。然后拖拽整列。

  有的单位双休日不计入考勤天数,因此,我们济宁羊羔疯那家医院好有必要对考勤日期进行一下判别,标记出是工作日还是双休日,这就需要用到WEEKDAY函数。新建一列“日期情况”,编写公式:

  IF(OR(WEEKDAY(E2,2)=6,WEEKDAY(E2,2)=7)," 双休日","工作日")

  不妨将双休日的文本前留几个空格,以示突显。拖拽整列即可看到效果。

  至此,数据的处理工作基本完成。根据不同的需要,我们还可以通过自定义排序来从不同角度查看考勤情况。

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